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Migliorare il controllo e il monitoraggio delle attività con un ERP

Il monitoraggio e il controllo costituiscono componenti essenziali del processo di gestione aziendale e contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi dell’azienda. Il monitoraggio delle attività operative consente di identificare eventuali inefficienze, lacune nel processo o problemi che possono compromettere la produttività o la qualità del lavoro svolto, ma aiuta anche a rilevare frodi, errori o comportamenti scorretti, permettendo di prendere provvedimenti tempestivi. Tuttavia, anche mediante il controllo dei risultati e dei processi decisionali, è possibile valutare se a livello dirigenziale si stanno raggiungendo gli obiettivi assegnati ai diversi manager o capi reparto, valutare se le strategie adottate risultano adeguate e se stanno gestendo correttamente le risorse a disposizione.

A tal proposito, servirsi di un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è diventato quindi un elemento essenziale per le aziende moderne che cercano di migliorare l’efficienza operativa e ottenere un controllo più accurato delle proprie attività. Ma come contribuisce in tal senso questo strumento?

ERP: prendi il pieno controllo delle attività aziendali

Un software ERP è un sistema che integra e automatizza una serie di processi aziendali, inclusi la gestione delle risorse umane, la contabilità, la gestione delle scorte, la produzione e le vendite. Il suo principale scopo è fornire all’azienda una piattaforma centralizzata, che permetta di gestire tutte le attività, garantendo un flusso efficiente di informazioni e dati. Da queste caratteristiche ne consegue che il software ERP è lo strumento più valido per monitorare e controllare le attività in modo efficace. Le funzionalità di controllo consentono di definire regole, procedure e limiti che guidano le

Un aspetto che i nostri clienti trovano estremamente importante è la possibilità di monitorare in tempo reale lo stato delle attività aziendali. Con un software ERP che raccoglie in maniera continua dati, è possibile in qualsiasi momento accedere alle prestazioni, identificare tempestivamente le inefficienze e prendere azioni correttive immediate.

Ottenere reporting e analisi avanzate consente ai dirigenti di avere informazioni dettagliate sulle attività aziendali: in questo modo, i responsabili analizzano i dati per identificare tendenze, anomalie e opportunità di miglioramento, potendo prendere decisioni informate basate su dati accurati e affidabili.

Infine, la centralizzazione delle informazioni è un aspetto che promuove la coordinazione e la collaborazione tra le diverse Business Unit. Essendo il software ERP un sistema centralizzato, permette una migliore condivisione delle informazioni e una comunicazione più efficace tra i team. Ciò favorisce una maggiore sinergia e una gestione integrata delle attività aziendali.

Alcune funzionalità principali

Software di controllo gestione ERP Budget
Acquisti e supply chain management
Magazzino e Logistica
Commesse e Progetti
Produzione e MES
Amministrazione e Finanza
TS PAY
TS Sales
Fashion
Cloud

Le potenzialità e funzionalità di un software ERP non si esauriscono al controllo e al monitoraggio delle attività aziendali. Come si può facilmente vedere, parliamo di una soluzione completa e valida che può cambiare radicalmente il modo di fare impresa.

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Sistema di monitoraggio completo delle attività aziendali

Cosa fa: L’area mette a disposizione gli strumenti per pianificare le attività aziendali e seguirne l’evoluzione con una visione complessiva e organica. Una vista tempestiva sull’andamento dell’azienda, per poter cogliere nuove opportunità di business o affrontare eventuali criticità. Informazioni puntuali su costi e ricavi nel momento stesso in cui si verificano, senza aggravi per il lavoro dei vari operatori, in quanto la soluzione propone parametri che semplificano al massimo l’intervento manuale dell’utente. Quando gli addetti dei vari reparti effettuano una registrazione nella contabilità generale vengono registrate anche le informazioni di contabilità analitica così che ogni voce inserita trova la sua giusta collocazione. Questo contribuisce ad alimentare anche lo storico dei dati, base di partenza per definire i Budget del futuro esercizio o valutare la redditività o una nuova commessa.

A chi si rivolge: soddisfa le esigenze di tutte le tipologie di aziende

I benefit:

  • Gestione multiaziendale
  • Elaborazione scritture previsionali con competenza variabile
  • Bilanci con simulazione fatture da ricevere o da emettere
  • Analisi per centri di costo, voci di spesa/ricavo e commesse

Acquisti e supply chain management:

Cosa fa: Il processo di gestione è tracciato integralmente:

  • Dalle richieste di acquisto al ricevimento dei preventivi
  • Dagli ordini a fornitori all’arrivo della merce fino al ricevimento e al controllo delle fatture di acquisto con la relativa registrazione contabile. L’ordine standard di acquisto è composto da alcune informazioni dell’anagrafica del fornitore, dei dati di consegna (ad es. magazzino, deposito, trasporto), e informazioni relative alla fatturazione.

La tracciabilità di tutto il flusso all’interno dei documenti (scadenze, lotti di produzione, serial number, ecc.) è totale, per:

  • Soddisfare i fabbisogni
  • Rispettare le consegne
  • Rimanere in linea con gli obiettivi della produzione
  • Mantenere sempre il controllo di quanto ordinato, in quantità e valore
  • Documenti in mobilità

Il flusso dei vari documenti è configurabile in base alle modalità previste dall’azienda; la gestione dei listini e degli sconti è totalmente parametrica, per adattarsi alla politica acquisti aziendale, e per coordinare e controllare l’intero processo. L’area Acquisti di TeamSystem Enterprise velocizza lo scambio di informazioni tra l’azienda e i fornitori o contoterzisti e ottimizza anche la gestione intercompany degli acquisti, poichè l’ordine di acquisto di un’azienda diventa l’ordine di vendita per un’altra dello stesso gruppo, in pochi passaggi. La registrazione delle fatture di acquisto è gestita con la piattaforma di fatturazione elettronica TeamSystem Digital. La piattaforma trasforma il documento di arrivo merce in una o più fatture di acquisto, che automaticamente vengono registrate in contabilità con la generazione dei relativi scadenzari e delle partite aperte. Le proposte di riordino non richiedono un intervento personale e manuale, ma sono generate in automatico sulla base dei fabbisogni della produzione e di una funzione parametrizzabile di analisi delle giacenze in magazzino (processo di MRP). Con la gestione degli ordini aperti è inoltre possibile pianificare e controllare il piano delle consegne. Ciò consente di avere sempre una scorta minima dei componenti più spesso utilizzati, o viceversa, di quelli utilizzati meno di frequente (per i quali la soglia di attenzione può non essere particolarmente elevata) ed evita di procedere secondo criteri di urgenza.

A chi si rivolge: a tutte le aziende che intendono gestire il processo di acquisto di prodotti e/o servizi legati all’attività aziendali.

I benefit:

  • Gestione diretta da analisi MRP
  • Acquisti da analisi MRP
  • Integrazione con il magazzino
  • Gestione ordini aperti e contratti
  • Listini e Sconti di Acquisto
  • Intercompany
  • Parametrizzazione
  • Integrazione
  • Tracciabilità
  • Controlli sui fornitori
  • Cruscotti globali e multiaziendali

Magazzino e logistica:

Cosa fa: L’area deve garantire efficienza nella movimentazione interna ed esterna del magazzino e precisione nella composizione e delivery delle merci ordinate. Grazie all’integrazione con le vendite e gli acquisti la gestione del magazzino e della logistica risulta performante e semplice. Il modulo di TeamSystem Enterprise permette di codificare tutti gli articoli di magazzino, senza limiti di varianti, attraverso l’attribuzione di barcode e serial number. Gli operatori dotati di terminale industriale, ma anche di un tablet o di un pc, possono sapere con una scansione dove trovare una determinata merce, quali articoli e quali lotti sono contenuti dentro uno scatolone o su un certo scaffale. Si possono generare in automatico Packing list o Liste di prelievo, per confezionare al meglio gli articoli ordinati, permettendo anche la scelta degli imballi: l’etichetta stessa viene prodotta dalla soluzione. In questo modo si riducono i tempi di composizione delle spedizioni e la possibilità di fare errori di confezionamento. È possibile determinare anche i Piani di carico, con il calendario delle risorse di trasporto (corrieri) e il relativo Piano di delivery corredato dei documenti necessari. Vengono prodotti infine tutti i documenti di accompagnamento della merce e quelli per il sistema qualità. Il riassortimento delle merci per mezzo degli ordini aperti consente di far arrivare in magazzino lo stretto necessario, senza appesantire gli stock e le giacenze.

A chi si rivolge: A tutte le aziende che necessitano ordinare logicamente e fisicamente la merce in magazzino e permette di semplificare anche cataloghi commerciali complessi e associare articoli per configurare pacchetti di vendita o bundle. Il Multilingua traduce anche la descrizione dell’articolo anche a seconda della provenienza del fornitore e/o cliente. In questo modo, agevola i rapporti commerciali rendendo disponibili i documenti nella lingua della controparte. Il modulo rende semplici le operazioni di inventario. Allinea le giacenze alla reale situazione in campo, genera automaticamente le rettifiche inventariali, gestisce le modalità di alimentazione, il tutto mediante barcode. Grazie all’inventario di Base, si ottempera in modo sicuro alla normativa fiscale. Con l’inventario rotante si possono evitare le chiusure prolungate del magazzino e dei reparti collegati.

I benefit:

  • Movimentazione
  • Barcode, Matricole, Varianti
  • Ordini aperti
  • Scorte, Lotti, Scadenze
  • Packing list
  • Piani di carico
  • Liste di prelievo
  • Magazzino Grafic
  • Integrazione con le aree funzionali Acquisti e Vendite
  • Integrazione con diverse tipologie di hardware: terminali industriali, palmari tradizionali (Wi-Fi o cradled), palmari Wi-Fi, GRPS o UMTS, notebook, netbook)
  • Gestione di più magazzini (sia fisici sia logici) con assegnazione e blocco logico quantità merce
  • Gestione del magazzino per tutta la copertura della gestione fiscale, in tutte le valorizzazioni
  • Configurazione dei costi di spedizione per trasportatore, zona e tipologia di prodotto

Commesse e progetti:

Cosa fa: Il modulo è adatto alle aziende che adottano i sistemi:

  • Make to Order o Assembly to Order, cioè le metodologie che, ricevuto l’ordine dal mercato, condizionano la produzione in funzione delle specifiche richieste del cliente – utilizzando materie prime e semilavorati standard
  • Engineer to Order, dove la trasformazione di un preventivo in un ordine cliente comporta la progettazione e la produzione dell’oggetto richiesto (impiantistica industriale, cantieristica, progettazione, servizi)

È possibile definire il progetto attraverso la sua struttura WBS (Work Breakdown Structure). Grazie alla WBS si possono organizzare correttamente flussi di attività e individuare le risorse/reparti/ fornitori esterni da coinvolgere. La struttura WBS supporta l’azienda nell’identificare eventuali criticità economiche e consente di porvi rimedio. Sulla base della WBS è possibile definire infatti il piano dei conti di commessa a cui attribuire costi per materiali, lavorazioni o risorse specifiche e, viceversa, ricavi da pagamenti. Ogni attività necessaria per la realizzazione del progetto può essere puntualmente tracciata; così è più semplice organizzare e tenere sotto controllo gli stati avanzamento lavori, da cui spesso dipende la fatturazione. L’area verifica che i tempi delle lavorazioni siano allineati con quelli preventivati e, nell’eventualità di scostamenti, permette di individuare tempestivamente le eventuali azioni correttive. Diagrammi di Gantt e Timesheet presenti nell’applicativo aiutano a controllare la programmazione e il carico risorse. Tempi, materiali e risorse sono gestiti dalla fase di preventivazione sino alla consuntivazione finale. La fatturazione può avvenire a SAL (stati avanzamento lavori) ma il progetto, o parti di esso, si può consuntivare anche a partire dalla contabilità generale.

A chi si rivolge: A tutte Le aziende manifatturiere e di servizi che vogliono monitorare l’avanzamento dei lavori e i costi di ogni singolo progetto. Il personale può analizzare i dati e apportare le azioni correttive operative e strategiche più efficaci. La soluzione valuta la fattibilità del progetto, definendo l’impiego di risorse per la sua realizzazione e i tempi di sviluppo e di consegna. La gestione generata fin dall’acquisizione dell’ordine cliente, riepiloga tutte le movimentazioni, di materiale e di tempi.

I benefit:

  • Analizzare l’andamento del singolo progetto in relazione al suo preventivo
  • Valutare gli eventuali scostamenti sia in termini quantitativi sia economici
  • Workflow autorizzativi
  • Gestione documentale integrata nell’applicativo
  • Processi di B.I. opportunamente «tarati» sulla commessa, forniscono le linee guida per le squadre di lavoro coinvolte, sia a livello dirigenziale che operativo.
    WBS di Progetto
  • Pianificazione Gantt
  • Timesheet di progetto
  • Risorse
  • Stato avanzamento lavori
  • Analisi scostamenti
  • Definizione libera e flessibile della struttura del progetto
  • Time sheet di progetto e pianificazione Gantt integrata
  • Definizione di piani di fatturazione attivi e/o passivi
  • Analisi evolute sullo stato di avanzamento dei progetti
    e sugli scostamenti tra preventivo e consuntivo
  • Possibilità di consuntivare il progetto, o parti di esso,
    anche dalla contabilità generale

Produzione e MES:

Cosa fa:

  • Consente al Direttore di stabilimento, per esempio, di rispondere a domande puntuali sullo stato di avanzamento di un ordine di produzione o di una lavorazione presso un terzista e se verrà rispettata la data di consegna prevista.
  • Mette a disposizione del Responsabile di linea la lista aggiornata di tutte le attività che sono già state completate ed anche di quelle in pending, per monitorare in tempo reale ciascuna risorsa.

Il sistema MES (Manufacturing Execution System), integrato nell’applicativo, rileva i dati produzione in tempo reale, direttamente da impianti/macchinari e da operatori di fabbrica, per la verifica dei risultati.

Il calcolo dei fabbisogni e di impiego di capacità produttiva in logica MRP (Material Requirement Planning) e CRP (Capacity Resource Planning), permettono di acquistare e produrre quanto serve quando serve, senza generare surplus di magazzino e impegno di reparti/lavorazioni esterne.

La soluzione si specializza per gestire tutte le informazioni necessarie al funzionamento delle officine meccaniche con impianti a controllo numerico.
Una suite di soluzioni consente di mettere in rete con il resto dell’azienda le macchine a Controllo Numerico in officina, permettendo all’organizzazione aziendale di acquisire e gestire informazioni legate al processo di setup. In questo modo TeamSystem Enterprise acquisisce i dati di produzione in tempo reale dagli impianti produttivi, ed attraverso uno strumento di Shop Floor Analytics monitora i processi, raccoglie informazioni puntuali riferiti ai dati di produzione, alle variabili di campo ed ai consumi energetici degli impianti, così da poter intervenire in tempo reale per ottimizzare le attività e pianificare la manutenzione predittiva.

A chi si rivolge: A tutte le aziende che intendono realizzare in modo completo il modello Industria 4.0, il modulo garantisce il controllo completo di tutte le attività all’interno della fabbrica, a cominciare dall’assegnazione del lavoro sulle linee, passando attraverso il controllo del work in progress, fino all’analisi di tempi e costi. L’area comprende tutte le funzionalità indispensabili all’attività di produzione delle aziende manifatturiere, sempre più condizionate dalla variabilità della domanda e dalla necessità di ridurre il time to market. È possibile avere sotto controllo la situazione di tutti i reparti già con l’inserimento degli ordini di produzione, con la certezza delle quantità calcolate e sulla base della schedulazione delle attività. È anche possibile adeguare velocemente i livelli delle scorte e delle risorse produttive interne ed esterne, in funzione delle richieste.

I benefit:

  • MPS, MRP, CRP
  • Distinta Base
  • Configuratore Tecnico
  • Conto Lavoro Attivo
  • Conto Lavoro Passivo
  • Schedulatore
  • Gestione Piani di Produzione
  • Analytics
  • Simulazione impatto su pianificazione aziendale
  • Soluzioni usabili anche a bordo macchina
  • Gestione e controllo delle linee di produzione
    in tempo reale
  • Interconnessione alle macchine per rispettare
    i paradigmi di Impresa 4.0

Amministrazione e finanza:

Cosa fa: Risalire velocemente dal mastrino o dal bilancio alle scritture contabili originali

  • Effettuare simulazioni in tempo reale, aggiungendo valori in dare e in avere senza alterare la quadratura contabile
  • Contabilizzare le simulazioni direttamente in prima nota anziché inserirle una alla volta
  • Avere un cash flow alimentato da tutte le fonti aziendali
  • Seguire analiticamente e in tempo reale i movimenti finanziari su differenti c/c ed effettuarne la riconciliazione automatica

La struttura contabile è estremamente parametrizzabile, secondo le esigenze dell’azienda:

  • Piano dei conti configurabile fino a 5 livelli
  • Piano dei conti per gruppo di aziende
  • Descrizioni personalizzate e in lingua per azienda
  • Autorizzazioni su movimentazione conti
  • Autorizzazioni su consultazione saldo conti

Fornisce inoltre i dati necessari alla compilazione delle varie dichiarazioni periodiche fiscali, quali:

  • Modelli INTRASTAT (Cartacei – Telematici)
  • F24
  • F24/IVA
  • Dichiarazione dei sostituti d’imposta/770
  • Bilancio europeo
  • Modello UNICO/ IRAP

Delineare politiche che incidano positivamente sul risultato economico è più facile se la Tesoreria può monitorare in modo scrupoloso l’impiego dei fondi aziendali.
L’area Finanza di TeamSystem Enterprise si articola in due moduli:
Cash Flow: per monitorare e gestire i flussi di cassa attingendo i dati da:
saldi contabili, banca e cassa, scadenzario attivo e passivo, ordini clienti e fornitori aperti, budget contabili con esposizione dei piani di fatturazione (a preventivo o consuntivo) provenienti dal modulo Progetti
Estratto Conto Bancario: per seguire analiticamente e in tempo reale i movimenti finanziari sui: conti riferibili a istituti di credito, effettuandone la riconciliazione automatica.

A chi si rivolge: L’area amministrativa garantisce la chiara visione di quello che succede in azienda, con dashboard semplici e funzionali (e personalizzabili) con cui tenere sotto controllo l’andamento del business. L’area permette a tutte le aziende di assolvere agli obblighi e agli adempimenti contabili e fiscali, giornali e libri fiscali, registri IVA, partitari, ecc. ed è sempre aggiornata alle normative in vigore.

I benefit:

  • Contabilità generale ed IVA
  • Fatturazione Elettronica
  • Gestione cespiti
  • Bilancio CEE
  • IVA periodica, annuale telematica
  • Estratto conto bancario
  • Cash flow
  • Contabilità analitica/industriale
  • Analisi di bilancio
  • Ratei e risconti in automatico
  • Gestione multiaziendale
  • Cash flow alimentato da tutte le fonti aziendali
  • Sincronizzazione flussi bancari
  • Gestione dei bilanci consolidati
  • Diversi regimi fiscali/IVA

Ts pay:

Cosa fa: TS Pay Software consente infatti di integrare i servizi di incasso e pagamento digitali all’interno del gestionale aziendale, abilitando lo stesso gestionale ad incassare i pagamenti dei clienti, disporre bonifici attraverso i conti correnti aziendali e accedere ai dati del CC in modo rapido e intuitivo. L’integrazione con TS Pay, inoltre, da la possibilità di accedere ad un vero a proprio POS digitale, con cui Microimprese, PMI, Professionisti, Startup, Negozi, Ristoranti, Esercenti e Liberi Professionisti possono accettare pagamenti elettronici, con carte di credito e di debito, e quindi pagamenti in presenza o a distanza tramite QR Code o link condiviso con il cliente.

A chi si rivolge: Per imprese e professionisti oggi è fondamentale affidarsi a una piattaforma per i pagamen-ti online, come TS Pay. Questo soprattutto alla luce della nuova normativa PSD2 dell’Unione Europea, di-rettiva che ha l’obiettivo di creare un ecosistema finanziario sempre più open e collaborativo, permettendo anche a player differenti dagli istituti di credito di gestire i dati finanziari. In questo contesto le imprese (ma anche i professionisti) per restare al passo con i tempi necessitano di utilizzare software per pagamenti e incassi digitali integrati nei loro gestionali.

I benefit: In cassa: Abilita i tuoi clienti ad effettuare pagamenti digitali e automatizza sul tuo gestionale tutta l’operatività legata all’incasso.

Paga: Disponi i bonifici utilizzando i tuoi conti correnti, direttamente dal tuo software gestionale TeamSystem.

Accedi ai tuoi conti: Leggi i movimenti e i saldi aggregati e riconciliali con i movimenti contabili in maniera automatica.

Ts sales:

Cosa fa: TeamSystem Sales consente l’automazione della forza vendita su tutti i dispositivi mobili, grazie ad una app dedicata e integrata con il gestionale. Con questa soluzione i collaboratori commerciali possono gestire le vendite direttamente dai dispositivi mobili, sfruttando la potenza del catalogo presente su TeamSystem Enterprise. L’intero catalogo è costantemente sincronizzato e può essere arricchito con docu-menti, immagini, schede tecniche e molto altro.

A chi si rivolge: TeamSystem Sales permette un processo di vendita completo: dall’applicazione è possibile emettere preventivi e ordini per i propri clienti, sfruttando le condizioni commerciali configurate nella sui-te Enterprise. Tutte le statistiche presenti sull’applicazione permettono al collaboratore di avere sotto controllo la situazione dei propri clienti e dei loro ordini, come se fosse una dashboard del pc.

I benefit:

  • Gestione vendite su dispositivi mobili
  • Integrazione con il gestionale
  • Integrazione con il catalogo su TS Enterprise
  • Emissione preventivi
  • Controllo ordini dei clienti
  • App disponibile per ogni dispositivo mobile
  • Gestione totale del cliente
  • Sincronizzazione automatica con il gestionale
  • Condizioni commerciali ereditate dal gestionale
  • Statistiche avanzate su ordini e clienti

Fashion:

Cosa fa: TeamSystem Fashion guida le aziende del settore moda ad un’accurata analisi del mercato e della sua storicità. Fa previsioni di vendita e acquisto, determina il target e procede alla creazione di nuovi prodotti sulla base di questi dati. Grazie al supporto dei nuovi moduli è possibile presidiare con risultato sia i canali di vendita online che offline.

A chi si rivolge: TeamSystem Fashion si rivolge ad aziende strutturate che producono o commercializzano abbigliamento e accessori, brand di lusso o attività che operano nel settore del fast fashion.

I benefit: Grazie ai moduli di TeamSystem Fashion le aziende possono gestire al meglio il flusso operativo: progettazione di specifiche schede prodotto, creazione di anagrafiche sugli articoli, pianificazione di attivi-tà stagionali, produzione accelerata, strategie di Marketing omnicanale.

Cloud:

Cosa fa: Gestisci la tua azienda con un unico gestionale: TeamSystem Enterprise Cloud risponde ai bisogni di tutti i dipartimenti grazie alle numerose funzionalità. Controllo di gestione, vendite, commercio elettronico, acquisti, documenti, gestione dei clienti, magazzino e logistica, risorse umane e molto altro!

A chi si rivolge: TeamSystem Enterprise Cloud è pensato per le piccole e medie imprese del settore del commercio e dei servizi. È dedicato a tutti i business che vogliono crescere, affidandosi a un gestionale ERP completo, flessibile, semplice da usare e in cloud.

I benefit: Ogni funzionalità di cui ha bisogno il tuo business può essere integrata a TeamSystem Enterprise Cloud e avrai un gestionale ERP davvero completo. L’interfaccia semplificata rende il lavoro piacevole, agile e veloce e ogni cosa sarà costantemente monitorata e sotto controllo. Potrai gestire i documenti in modo efficace e collaborare con clienti e fornitori grazie ai servizi in cloud.