La comunicazione è un elemento fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Un flusso comunicativo efficace sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione risulta infatti essenziale per coordinare le attività, condividere informazioni, promuovere la collaborazione e mantenere relazioni solide con i clienti.
Una comunicazione interna efficace consente di coordinare le attività tra i dipartimenti, condividere informazioni e conoscenze, promuovere una cultura aziendale coesa e mantenere un alto livello di motivazione tra i dipendenti. D’altra parte, la comunicazione esterna è fondamentale per stabilire relazioni di fiducia con i clienti, fornitori e tutti gli altri stakeholder.
In questo articolo, vedremo come l’implementazione di una soluzione CRM (Customer Relationship Management) e BPMN (Business Process Model and Notation) aiuta concretamente a migliorare la comunicazione interna ed esterna in organizzazioni di qualsiasi natura e dimensione.
L’importanza del flusso comunicativo per un’azienda
Se il flusso comunicativo è il fulcro di un’organizzazione e ne influisce su tutti gli aspetti del suo funzionamento, strutturarlo in maniera corretta, coerente e trasparente contribuisce a ridurre i malintesi, evitare errori e garantire una risposta tempestiva alle esigenze dei clienti. Prima di entrare nel merito, svelando come servirsi di una soluzione CRM-BPMN può migliorare notevolmente questi aspetti, è bene chiarire di cosa si sta parlando, evidenziando alcuni vantaggi diretti di un’efficace comunicazione interna ed esterna.
Per comunicazione interna ci riferiamo allo scambio di informazioni tra i membri dell’organizzazione, a qualsiasi livello (dai manager ai responsabili delle diverse Business Unit, dai capi-reparto fino alle risorse operative). Essa può avvenire in maniera efficace quando si utilizzano strumenti e approcci inclusivi e collaborativi. I vantaggi nell’adozione di queste soluzioni sono presto detti e includono:
- una migliore coordinazione delle attività;
- una maggiore trasparenza;
- un senso di appartenenza e una cultura aziendale coesa.
La comunicazione esterna, al contrario, riguarda tutti gli scambi di informazione che avvengono tra le risorse interne all’azienda e il mondo esterno (tutti gli stakeholder). Gli strumenti utili in tal senso sono quindi quelli che consentono di fornire assistenza e supporto alla clientela o ai fornitori, raccogliere feedback etc. I vantaggi, anche in questo caso, risultano facilmente intuibili e includono su tutti:
- una maggiore fiducia dei clienti (fidelizzazione);
- una migliore reputazione dell’azienda con la possibilità di individuare nuove opportunità di business.
Una soluzione CRM-BPMN: per migliorare la comunicazione aziendale
L’implementazione di una soluzione CRM-BPMN può notevolmente migliorare la comunicazione aziendale, sia esterna che interna. Un CRM, infatti, non soltanto offre una visione integrata dei clienti, consentendo una gestione più efficace delle relazioni e una comunicazione personalizzata ma risulta utile anche per far circolare informazioni all’interno dell’organizzazione, mettendo in comunicazione i diversi reparti o aree di attività, così come le risorse che lavorano a qualsiasi livello gerarchico. In questo caso:
Il CRM funge da hub che centralizza e archivia informazioni e dati consentendo ai vari reparti, e ai diversi livelli gerarchici, di accedere alle informazioni necessarie in modo rapido ed efficiente, migliorando la comunicazione e la collaborazione del team di lavoro.
Grazie all’esperienza dei consulenti EDM Informatica e alla soluzione CRM-BPMN Vtenext è possibile ottenere funzionalità di collaborazione e condivisione delle informazioni e dei documenti, per garantire ai membri del team di lavorare insieme sulle diverse commesse, su documenti o presentazioni.
Inoltre, è possibile definire e automatizzare i flussi di lavoro tra i diversi reparti e i vari ruoli aziendali. Ad esempio, creando delle regole si inviano notifiche automatiche oppure si attivano azioni specifiche quando vengono soddisfatte determinate condizioni. Questo aiuta a garantire una comunicazione tempestiva e coerente tra operatori, manovali e responsabili di area o reparto.
Possiamo supportare la tua organizzazione anche nella definizione, pianificazione e gestione dei compiti, consentendo ai responsabili di assegnare attività specifiche ai membri del team, di tener traccia dei progressi e di ricevere notifiche in tempo reale.
Alcuni Contesti e Funzionalità
Come visto, l’implementazione di una soluzione CRM-BPMN, con il supporto di EDM Informatica, può essere un potente strumento per migliorare la comunicazione interna ed esterna dell’azienda. Sfruttando le funzionalità di gestione interna o delle relazioni con gli stakeholder esterni all’azienda, è possibile ottenere vantaggi significativi in termini di efficienza, collaborazione e relazioni. Non esitare dunque a considerare l’implementazione soluzione CRM-BPMN per migliorare la comunicazione aziendale.
