Cantieri, commesse e attrezzature in un unico database: lo stato avanzamento lavori in tempo reale da tutta Italia

Il caso

Con oltre 100 anni di esperienza, “dal vapore all’alta velocità”, e un fatturato di 8 milioni di euro, Vuolo Group è leader nei servizi e nei prodotti per il trasporto ferroviario, metropolitano e tramviario:

• manutenzione degli impianti di condizionamento ferroviario;
• manutenzione del materiale rotabile (locomotive, carrelli, carrozze passeggeri);
• lavorazioni meccaniche per metropolitane, tram e bus;
• assistenza e fornitura di ricambi.

Il lavoro si svolge su cantieri distribuiti in tutta Italia, con commesse soggette a scadenze e penali del committente.

L’esigenza

Governare commesse e cantieri da un unico punto.

Gli obiettivi del progetto erano cinque:

• centralizzare i dati in un unico database;
• monitorare i SAL per singolo cantiere e commessa;
• rilevare in tempo reale le attività svolte nei cantieri;
• controllare le attrezzature utilizzate;
• centralizzare i dati di prospect e clienti acquisiti.

Il problema

Le informazioni c’erano, ma erano sparse.

Gestione dei lavori, richieste dei committenti e risorse umane passavano da email, WhatsApp, telefonate e file Excel. Ricostruire lo stato di una commessa voleva dire mettere insieme pezzi da canali diversi, e il rischio di ritardi e penali restava difficile da presidiare.

La soluzione

Un CRM-BPM su misura, sviluppato con tecnologia VTENEXT.

Tutte le informazioni su lavori, committenti e risorse sono state “decodificate” in campi relazionali di un unico database. Mail, messaggi, telefonate ed Excel sono diventati dati su cui basare decisioni organizzative oggettive.

• Agenda e commesse. Ogni project manager, responsabile di cantiere e operatore vede la propria agenda, i lavori pianificati e quelli eseguiti, con lo stato avanzamento per commessa e fase di lavorazione.
• Cantieri in tempo reale. Dai dispositivi mobili, i PM consultano “chi ha fatto cosa”, con quale attrezzatura e con quale materiale: oltre al SAL, si misura l’utilizzo di merci e cespiti aziendali.
• Scadenze sotto controllo. Commesse e attività hanno date di scadenza, così capo-cantiere e project manager monitorano l’avanzamento, valutano la qualità e annullano il rischio di penali.
• Attrezzature codificate. Ogni attrezzatura è censita (tipologia, marca, serial number, taratura, scadenza) e collegata ai cantieri, per sapere cosa viene usato dove e con quale livello di usura.
• Report automatici. Report periodici partono in automatico verso i project manager interni e i referenti del committente, per un riscontro veloce tra richieste e attività registrate.

I risultati

Più Automazione. Più Ordine. Più Controllo.

• + Automazione — Vuolo Group oggi è autonoma nella creazione di workflow che automatizzano molti processi aziendali.
• + Ordine — Dati prima dispersi tra email, telefonate ed Excel sono centralizzati in un unico database relazionale.
• + Controllo — Lo stato avanzamento di ogni commessa è monitorato costantemente, con tempi certi verso i committenti.

La voce del cliente

“L’implementazione del CRM-BPM ci ha permesso di centralizzare tantissimi dati gestiti in precedenza con e-mail, telefonate e file excel. Grazie al lavoro portato avanti con EDM informatica oggi siamo autonomi nella creazione di workflow che hanno automatizzato molti processi aziendali. Questo ci ha permesso di garantire ai nostri committenti tempi certi nell’esecuzione delle opere, riuscendo a monitorare costantemente lo stato avanzamento lavori di ogni commessa.”

— Dr. Francesco Origo, Presidente CDA — Vuolo Group